Sistema de Gestión Integrado JoséNet

MANUAL DE USUARIO JOSE ROL 1.01

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1. INGRESO A TABLAS

Aquí podemos ingresar información a diferentes bases de datos del sistema o tablas, si ingreso al menú ingreso a tablas tengo un sub-menú en el cual me aparece, voy enumerando por opciones:

1. Archivo de empleados,

2. Archivo de rubros,

3. Archivo de tablas del IESS,

4. Tablas del Impuesto a la Renta,

5. Informacin del proyecto,

6. Tabla de bancos,

7. Tabla de departamentos,

8. Tabla de horas extras,

9. Procesar el pre-rol:

a. Ingreso de movimientos manuales al rol

b. Borrado del rubro del pre-rol

c. Cierre de un perodo en pre-rol

d. Cierre de perodo en rol definitivo

e. Abrir perodo de pre-rol ya cerrado

f. Contabilizacin de un perodo de rol

g. Re-iliquidar un rubro de roles cerrados

2. LISTADOS Y REPORTES

En está opción aparece un sub-menú, dentro del listado y reportes tengo todos los reportes que emite el sistema. Las opciones del reporte son las siguientes:

1. Archivo de empleados

2. Imprimir recibos de roles

3. Impresin de planillas del IESS

4. Rol Condensado

5. Diskette al banco

6. Reporte al banco

7. Dcimo tercero, cuarto y quinto sueldo

8. Reporte de Histrico

9. Utilidades

3. MANTENIMIENTO.

En el mantenimiento tenemos varias opciones que nos permiten realizar ciertas utilidades dentro del sistema;

1. Sacar respaldos de datos

2. Manejo de usuarios

3. Reindexacin de archivos

4. Auditoria Informtica

5. Generador de Reportes de Archivo Unico

6. Borrado de un Perodo

Vamos a describir cada una de las opciones de los sub-mens empezando por: el INGRESO A TABLAS debajo del ingreso a tablas como lo decamos antes tenemos como:

1.1. ARCHIVO DE EMPLEADOS.

El ingreso a tablas de archivo de empleados escogemos esta opción y me sale una tabla en modo que se llame en el argot informático que se llame BROWSE ,es decir, una tabla para poder mirar directamente los datos tabulados ahí, está es la tabla donde se

ingresa todos los datos de los empleados.

Tenemos los siguientes campos para desplazarse a la derecha basta moverse con las flechas y el sistema tiene un paneo hacia la derecha lo mismo hacia la izquierda y se va mostrando la informacin en ese orden lo mismo de arriba a abajo.

El primer campo se llama COD_EMP, es decir, cdigo del empleado;

2. Cdula

3. Nombres luego Apellidos

4. Direccin del empleado

5. Fecha de nacimiento, est fecha es muy importante para tener ciertos reportes

6. Estado Civil

7. Cargo que desempea dentro de la empresa el empleado

8. Nacionalid, es decir, la nacionalidad

9. Departamen aqu tenemos el cdigo del departamento, para ingresar el cdigo del departamento si no tenemos conocimiento del cdigo podra utilizar el siguiente artificio dgito un enter dentro del campo vaci en departamen y me aparece una tabla adicional en el cual me sale todos los departamentos. Supongamos que tengo tres departamentos escojo el departamento al cual el empleado pertenezca y le doy enter y con esto ya me ha bajado el cdigo del departamento.

Siempre debemos tomar en cuenta que en la tabla de empleados tenemos la informacin en la parte inferior del nombre del empleado y en este caso me encuentro en la columna de departamentos me indica DE: departamento en este caso me indica el nombre del departamento pero si me cambio a la siguiente columna que es en este caso SUELDO me aparece solamente el nombre.

Tenemos tambin este caso la columna SUELDO, es el sueldo nominal que gana el empleado; la siguiente columna es el BANCO de la misma manera si no lo recuerdo digito en el campo vaco enter y me aparace los campos; luego BANCO_EMP, el nombre del banco del empleado; el siguiente campo es NUM_CUENTA en este campo debemos tomar en cuenta que debemos digitar los nmeros de cuenta del empleado en el banco sin embargo se utiliza un artificio, escribo el nmero de cuenta luego para indicar si es cuenta corriente o de ahorros pongo un espacio y luego escribo la C si es cuenta corriente o la A si es cuenta de ahorros, esto es un artificio que hay que tomar en cuenta para cuando el programa necesite enviar al banco esta informacin; luego viene el campo COD_IESS que es el cdigo del IESS el sistema me permite indicar por ejemplo en una tabla el cdigo del IESS digamos ponemos el

cdigo 01 a los empleados particulares, 02 a los empleados del medio grfico y claro cada uno de estos tiene diferente salario mnimo vital entonces si tiene mucha importancia el cdigo del IESS, si no ponemos un cdigo al IESS el rol del empleado no se ejecutara esta es una cuestin que se debe tomar en cuenta y por supuesto antes de ingresar a la tabla de archivo de empleados usted ya debe tener definido en la tabla respectiva el cdigo del IESS por ejemplo: el cdigo del banco, el cdigo del departamento con sus respectivos nombres etc, etc.

La siguiente columna es el nmero del carnet del IESS; luego es cargas_fami, es una opcin que se la puede ingresar manualmente pero el sistema la puede calcular. El siguiente campo es ACTIVO acepta a dos estados la T que significa TRUE y la F que significa FALSE, es decir, falso o verdadero si yo le pongo falso es decir indico que no esta activo el empleado resulta ser en el rol de pagos este empleado no va aparecer o se va a calcular el rol de este empleado y mientras aparezca este campo no se va a poder trabajar con ese empleado es como si lo hubiese borrado del sistema pero se recomienda ms bien no borrar a los empleados del sistema sino mantenerlos, cuando un empleado vuelve a reingresar es preferible ponerle con otro cdigo porque en caso contrario va a insertarse dentro del histrico con el mismo cdigo y me va aparecer en cobros como por ejemplo: dcimos tercero, cuarto debe tener mucho cuidado con esto.

El siguiente campo LIBRETA MILITAR, es el nmero de la libreta militar; TELEFONO, telfono del empleado; SEXO masculino o femenino etc.; CIUDAD donde reside el empleado de donde es originario o se lo puede localizar; PROVINCIA; BARRIO; PROFESION; TALLAS, este es un campo que se lo puede utilizar para emitir reportes que indique tallas camisa, de pantaln etc, etc.

En este mismo sentido vale la pena indicar toda est informacin debe ser ingresada con mayscula para que el sistema no tenga ningn problema en cunto a los ordenamientos. Esto cuando ingreso por primera vez los datos para aumentar los registros tengo que irme al final de la tabla e insertar con la flecha hacia abajo y ah empezar a escribir el registro puedo moverme con la tecla TAB hacia la derecha con la tecla SHIFT TAB hacia la izquierda, pgina abajo pgina arriba para moverme entre pginas de la tabla o tambin para irme al final CRTL pgina abajo (Page Down) y directamente para irme al inicio CRTL pgina arriba (Page Up).

Posteriormente de que hallamos ingresado los datos de los empleados vale la pena indicar que la tecla F10 sacamos todas la anotaciones que puede tener de ese empleado hasta 10 hojas de texto de cada empleado en histrica ah anotado. Cuando digite la tecla F10 las notas del empleado que le salen o que se va a ingresar o van cambiar son las del registro que est iluminado tomar en cuenta eso; con CTRL W sale grabando por es un campo MEMO o escape (ESC) sale sin grabar. Existen otros datos adicionales que podemos llenarlos en el empleado para lo cual se

puede digitar la tecla F11 que es otros datos me sale: licencia, educacin formal, esposa, trabaja si o no, curso1 curso 2, tipo de experiencia, domicilio, ciudad, edad del empleado. En cuanto a la edad si tengo la fecha de nacimiento el sistema me puede calcular sistemticamente, nombre del primer hijo, fecha de nacimiento y tambin si tiene todos estos datos puede admitir un campo de cuatro hijos el sistema calculara con las fechas de nacimiento automticamente las edades de los muchachos salgo con ESC de esa pantalla y tambin tomar en cuenta que estos datos son del registro que est iluminado.

Para recalcular las edades digito la combinacin de teclas CRTL F11 y dice seguro de recalcular edades doy enter y recalcula las edades.

Otras opciones que tenemos aqu es luego de haber ingresado netamente los datos de todos los empleados se puede ingresar aqu directamente las horas extras, los das trabajados, las entradas y salidas de los empleados, se puede tambin cambiar el orden con la tecla F9. En un principio el sistema est ordenando en la tabla en el ingreso por cdigo pero con la tecla F9 cambia el orden por apellidos. Tambin con la tecla F3 puedo digitar las horas extras en el mes que estoy operando por ejemplo si puse la fecha 31 de enero se supone que estoy ingresando los datos de enero en ese ao.

En cuanto a las horas extras son definibles, es decir tenemos una tabla de horas extras codifico y dijo por ejemplo voy a pagar las horas extras el 50% , 25%, 100%, 125%, 150%. 200%, etc., al digitar en este caso en est la tecla F3 me aparecen las horas extras que haya especificado y pongo la cantidad de horas extras que ha trabajado el empleado. Con la tecla F4 saco del registro iluminado desde enero a diciembre del ao en curso saco toda la informacin en cuanto a los das trabajados que tiene el empleado.

Con la tecla F8 saco solamente de este mes los das trabajados por el empleado y puedo digitar ah est informacin. Adems puedo filtrar solamente a los empleados de un solo departamento con la tecla F5 en este caso nosotros debemos tomar en cuenta que este sistema tiene una tecnologa de manejo de objetos que permite listas bastantes extensas de empleados poderlos filtrar sin perder velocidad en el trabajo, me coloco en cualquiera de los departamentos que requiero en la tabla de empleados y digito la tecla F5 me aparece la tabla de departamentos y escojo con cual quiero trabajar. Con la tecla F6 desbloqueo est accin y regreso nuevamente a trabajar con est opcin.

Con la tecla F7 en el registro iluminado puedo sacar una tabla donde ingresar o el sistema me pone el cdigo del empleado, la fecha de entrada, la fecha de la salida y si est liquidado si o no. Para borrar un registro basta digitar la tecla DELETE debe tener mucho cuidado porque el sistema una vez borrado ya no lo puede recuperar con esto hemos terminado lo que es ARCHIVO DE EMPLEADOS.

1.2. ARCHIVO DE RUBROS

El archivo de rubros no es más que el archivo que se codifican y se formulan todos los rubros que vamos a ingresar en el rol de pagos las características son las siguientes: Código del rubro, descripción, en el código del rubro debo poner 01, 02, 03, 04,...en este orden ya que el sistema así lo requiere es decir podemos tener hasta 99 rubros no podemos tener más que esto.; en el campo de descripción pongo el nombre por ejemplo el código 01 pongo el rubro sueldo. Luego tengo el campo de fórmula es donde podemos escribir una variable del sistema como por ejemplo la variable sueldo en este caso y si escribo sueldo me toma el valor de esa variable de ese empleado en el momento que calcule el rol.

Luego aparece el campo INGRESO O EGRESO le pongo I si es ingreso E si es egreso. Frecuencia, siempre tendr que ponerla mensual le pongo M porque el rol es mensual. Lmite inferior y lmite superior estos dos lmites me permiten hacer que pueda pagar siempre que este dentro de estos lmites no se recomienda usar esto porque la formulacin es bastante interesante como para que utilicemos estos lmites. Das Pro es un campo en donde si le pongo verdadero me calcula proporcional los das trabajados del empleado en este caso por ejemplo el sueldo, le pongo TRU si es verdad. Contabiliz es el campo si es que le voy a mandar a la contabilidad o no; DEBE-HABER si va al debe, CUENTA CON la cuenta contable, CONTRA CON contra la cuenta contable, luego dice TODOS si es a todos la T en este caso siempre se debe poner si es a todos. ORDEN CALC es muy importante poner correctamente el orden en el cual se van a calcular los rubros por ejemplo: si tenemos el rubro 10 y este depende del rubro 15 entonces primero tengo que hacer que se calcule el rubro 15 antes del 10 para que luego lo pueda tomar, por favor al momento de elaborar frmula complicadas tome en cuenta este paso si tiene problemas con el sistema. Para que usted formule primero debe hacer una programacin en papel o caso contrario va tener muchos problemas en cuanto al orden de clculo y las llamadas de las variables.

Luego viene el campo CALCULO ROL ( VERDADERO 0 FALSO), si le ponemos verdadero el programa calcula y muestra dentro de los recibos de roles; si pongo falso el sistema tambin calcula pero no muestra en los recibos de roles de pago est es la nica diferencia entre calculo o no calculo rol por ejemplo: si queremos hacer provisiones de los roles de pago para enviarlas a la Contabilidad podra realizar la provisin poniendo calculo rol falso y CONTABILIZ VERDADERO al debe la cuenta que sea.

Realizamos un pequeo anlisis del rubro transporte para lo cual vamos a indicar que el sistema se le entrega con los rubros que normalmente se encuentran en vigencia en nuestra muy cambiante ley, sin embargo si necesitan que se formulen favor llamemos. En lo referente a la frmula aparece una opcin que dice:

IF (SUELDO<=2*SMV, 400*4*20,0)

Est frmula expuesta de esta manera, porque el sistema toma al sueldo nominal en este caso puede haber tomado el rubro 01, pero sin embargo el rubro 01 est ya calculado como si dependiera de los das ya trabajados pero necesito del sueldo nominal para el transporte por lo tanto debo recurrir a la variable nuevamente sueldo y a la variable S.M.V. (Salario Mnimo Vital) lo cual me indica que el valor del S.M.V. del empleado que a su vez depende en que categora que a subes depende en que categora IESS le hallamos colocado nosotros es por eso que recalcamos anteriormente en la factibilidad que tiene el programa de poder pagar varios S.M.V. y agrupar varios tipos de empleados.

Luego dice ingreso-egreso en este caso transporte es un ingreso frecuencia mensual no hay lmites, das proporcionales est verdadero, es transporte se paga de acuerdo a los das que ha trabajado, luego pongo si contabilizo al debe, al haber, la orden de clculo y el clculo rol como verdadero.

Vamos a indicar un listado de las variables y ciertas funciones que tiene el sistema, las variables son:

* Sueldo = Sueldo del empleado

* SECAP = % del SECAP por categora IESS

* IECE = % del IECE por categora IESS

* Patronal = %

* Personal = % del aporte del empleado

Tambin tenemos variables como:

* Enero, febrero ,marzo,....diciembre = meses del ao

Si pongo la variable mes: es el mes actual por ejemplo, procesando los roles de acuerdo a la fecha de ingreso al sistema el mes en este caso sera Enero.

* GLB_FACTOR

Es el factor que tiene el empleado esto se da solamente para ciertos tratamientos especiales que existan en las empresas.

* GLB_CARGO

Es el cargo del empleado que se puede pagar tambin por cargo ciertas indemnizaciones, tenemos varias funciones como: Impuesto a la Renta, horas extras, ingresos y egresos. Las funciones ms utilizadas son las horas extras = sueldo + R23; en este caso significa calcleme las horas extras de la variable sueldo del empleado ms el rubro 23.

Tambin tenemos Impuesto a la Renta = R01+R06-R16; significa Impuesto a la Renta de calcleme del rubro01+rubro06-rubro 16 para el empleado. Tomemos en cuenta que en la tabla del Impuesto a la Renta los valores que se ingresan son valores mensuales.

* _COE = Cdigo del empleado, podremos con esta variable calcular algunas particularidades por cada em pleado, suponiendo por ejemplo que al empleado que tiene el codigo 001, no le vamos a pagar el transporte podriamos poner:

IF (SUELDO<=2*SMV, 400*4*20*IF(_COE='001',0,1),0)

lo que dice es que si el sueldo es menor o igual a dos veces el SMV pague 400*4*20 siempre y cuando no se trate del empleado 001

* _DEP = Departamento al que pertenece el empledo, esta variable permite por ejemplo indicar que se tenga consideraciones especiales por departamento en el rol de Pagos, por ejemplo los del departamento 03 no reciben transporte:

IF (SUELDO<=2*SMV, 400*4*20*IF(__DEP='03',0,1),0)

* _FEI = Fecha de ingreso del empleado esta fecha se le toma del ltimo registro de ingresos egresos del empleado

* _FES = Fecha de salida del empleado esta fecha se le toma del ltimo registro de ingresos egresos del empleado

1.3. ARCHIVO DE TABLAS DEL IESS.

Cmo habamos indicado en est tabla ingresamos y codificamos a su vez los datos de los tipos de empleados que va a trabajar el rol por ejemplo, digamos que tenemos un cdigo 01 = privados y obreros son los empleados; el campo DESCRIP, TIPO_PLANI ABC dependiendo de la planilla, APORTE PERSONAL pongo el porcentaje en este caso 9.35%, APORTE PATRONAL 11.15%, SECAP 0.5%, IECE 0.5% y el Salario Mnimo Vital. En est tabla debemos recalcar que es importante porque nos indica cual es el S.M.V. que a su vez va a calcular varios de los rubros que hemos definido.

1.4. TABLAS DEL IMPUESTO A LA RENTA.

Está tabla es mensual se lo pone el código, el límite inferior, el límite superior, el porcentaje y la base imponible; es toda la información que tiene está tabla y se ejecuta está comparación de acuerdo a la función que pongamos en el rubro que necesitamos del impuesto Renta y entre paréntesis ponemos los rubros o las operaciones entre los rubros que necesitemos para que de ahí calcule el impuesto a la Renta en base a está tabla.

1.5. INFORMACION DEL PROYECTO.

Es donde tenemos: el nmero patronal, el RUC, Provincia, Cantn, Ciudad, parroquia, calle, telfono, nombre del representante, Apellidos Paterno-Materno, cdula de identidad, forma de pago en este caso siempre ser mensual el sistema no soporta otra forma de pago, color G, color K, color ME son colores que maneja el sistema; si quiere variar los colores anote los colores que estn definidos, por las dudas no obtenga los resultados necesarios vuelva a reescribir aqu se basan en los colores del lenguaje X-BASE para todas las bases de datos compatibles con D-BASE. Luego el nombre de la empresa, tenemos 2 claves que nos prestan ningn tipo de servicio; RUB MOVINI son los rubros que se graban cuando llamo a una tabla de trabajo con rubros que sean de ingreso manual.

SE_POR_DEB = Campo donde se graban cuando saco un reporte de un rol condensado

SE_WCONTA = Es el camino en el cual se encuentra el sistema de Contabilidad para poderle afectar desde el sistema de roles de pago.

Podemos indicar que el sistema maneja dos tipos de rubros: el rubro que responde a una frmula, valor o una divisin, multiplicacin; y la otra rubro manual. En la tabla de rubros debo poner el rubro manual no ponerle frmula, para ingresar los rubros manuales lo explicaremos cuando lleguemos a la respectiva opcin.

1.6. TABLA DE BANCOS.

En el cual codifico el banco pongo el nombre y el nmero de la cuenta que tengo en el banco.

1.7. TABLA DE DEPARTAMENTOS.

De igual manera, tenemos ah un campo en la tabla de departamentos que dice: CALCULA en este campo nosotros debemos poner verdadero siempre para que me calcule, porque el sistema tambin puede ir calculando departamento por departamento tome en cuenta que si alguna vez no se le este generando algn tipo de rol ste puede ser uno de los errores que el campo calcula en la tabla de departamento de ese departamento que no se est calculando este como falso.

1.8. TABLA DE HORAS EXTRAS.

Aqu como ya lo habamos explicado codificamos las horas extras les ponemos un nombre por ejemplo, horas 25%, horas 50%, etc.,y le ponemos el porcentaje, para el clculo procesar el pie-rol solamente pongo mes y ao; y el programa procesa automticamente, en est parte del sistema debemos indicar el trabajo que se debe hacer es primero ingresar todos los rubros manuales por la opcin A (Ingreso de Movimientos Manuales al Rol), procesar el pie-rol, luego imprimir los recibos para ver en pantalla. Si existe algn problema realizo el cambio sea en ingreso de movimientos manuales al rol, en la tabla de empleados o en cualquier tipo de situacin despus de haber realizado el cambio tengo que borrar el rol y calcular nuevamente con todos los pasos que es ingreso de movimientos manuales al rol y luego procesar el pie-rol, sino no tomamos en cuenta estos pasos no lograremos tener el rol de pagos.

A. Ingreso de Movimientos Manuales al Rol.

Como su nombre lo indica está es una opción que me permite trabajar con los rubros que no son de movimiento, hay un cuadro en el cual dice: rubros, año, mes, nombre de archivo.

Por ejemplo, tenemos el rubro 41 que son prestamos y el rubro 42 es una bonificacin que se da a ciertos trabajos especiales que hay en una empresa le pongo el ao, el mes, donde dice nombre del archivo no pongo nada porque voy a generar un archivo de trabajo que le denomina "tablilla" en la cual conste todos los empleados y esos dos campos que necesito para poderle ingresar manualmente la informacin y lo realizar cada mes para lo cual el sistema me va a generar un nombre de un archivo entonces presiono enter y me sale la informacin de todos los empleados, cdigos, nombres, luego el rubro 41 y 42 en este caso ah es muy sencillo ingresar los datos.

Para salirme de la tabla presiono ESC (Escape) el mismo que me dice: Graba en archivo de trabajo? SI, le pongo que si me va a grabar para iniciar a realizar el rol porque este es el primer paso que debo hacer o caso contrario si pongo NO, no lo har.

Borra el archivo temporal debe tener en cuenta que est opcin es en el caso que le ponga SI, la planilla de trabajo ser borrada definitivamente si le pongo NO, por lo general pngale NO porque van a trabajar mes a mes y los datos van a tener ciertos cambios presiono enter en este caso el programa me

indica: A grabado con xito su archivo se llama DBF1. Anote el nombre de este archivo para poder modificar.

B. Borrado del rubro del pie-rol.

Muchas veces se necesita borrar solamente un rubro porque el sistema no permite grabar dos veces un rubro de un empleado en un mes especfico. Por ejemplo, si necesito recalcular digamos un rubro que no depende de ningn otro esto hay que tomar muy en cuenta; si el rubro que se va a borrar y recalcular porque solamente se ha combinado en el Ingreso de Movimientos Manuales al Rol este mismo rubro no debe tener correspondencia en otras frmulas porque tocara borrar todo el rol y volver a recalcular.

En este caso el borrado del rubro del pie-rol solamente se aplicara en aquellos rubros que no sean objeto de frmula en otros rubros. Solamente pongo el rubro que sea separado con comas por ejemplo: R01,R02 luego digito el ao y el mes presiono enter luego dice: Est seguro de borrar? le contesto que SI, procede al borrado del rubro y luego ira a recalcular el rol con esto quedara listo el trabajo.

C. Cierre de un período en pie-rol.

Es pasar los datos del Histrico Activo a un histrico de Ayuda en general se lo utiliza para que en el reporte del rubros de roles pueda obtener el desglose de las horas extras que ha trabajado el empleado.

D. Cierre de período en rol definitivo.

Cuando no se requiere hacer cambios en el rol lo cierra definitivamente luego esto pasa a un Histrico Auxiliar que podramos tener en el sistema. Recomendamos hacer esto siempre por muchas razones, podemos perder los datos en el Archivo Histrico Principal entonces tendramos respaldados hasta la fecha anterior los datos en la base de datos.

E. Abrir período de pie-rol ya cerrado.

Esto habr cuando se ha cerrado el cierre de un perodo en pie-rol es la opcin C, con la opcin C puede reversar pero el cierre de perodo en rol definitivo ya no es reversable.

F. Contabilización de un período de rol

Solamente tengo que digitar que tipo de asiento, el nombre de la descripcin que va a ir en el asiento y como ya est definido todo en el archivo de rubros se contabilizar directamente en

Contabilidad, el sistema de contabilidad y la contabilizacin de este sistema es solamente compatible con los mdulos del Sistema JOSE.NET a partir de la Versin 1.0.

G. Reliquidar un rubro de roles cerrados

En este caso nosotros podemos recalcular algn rubro por ejemplo, cuando ha cambiado el S.M.V. (Salario mnimo vital) con carcter de retroactivo; tambin debemos tener en cuenta que hay cosas que no se puede volver a recalcular por ejemplo, las horas extras digito ao, mes tiene hasta 12 perodos para hacer el reclculo en base a los datos que en este momento tengo en el sistema por ejemplo, un salario mnimo vital que halla cambiado la tabla de Impuesto a la Renta etc,.

2.1. ARCHIVO DE EMPLEADOS

Solamente emite un reporte con cdigo, nombres, cargo y sueldo de los empleados.

2.2. IMPRIMIR RECIBOS DE ROLES

Al ingresar a est opcin me pide el ao, el mes, la cantidad de recibos por pgina obviamente esta seteado a que el sistema imprima en papel troquelado, esto lo hace cuando no se tenga demasiados rubros. Si hay demasiados rubros se proceder a modificar el formato desde el cdigo fuente hacer calzar la impresin de roles pero normalmente para todas las empresas donde se ha puesto este rol de pagos hasta la fecha actual ha sido factible imprimir en papel troquelado los recibos por pgina. Luego dice desde-hasta, en desde digito la tecla F4 me aparecen todos los empleados y puedo decir DESDE cual empleado es; lo mismo HASTA con la tecla F4 hasta que empleado puedo sacar.

MENSAJE.

Muchas veces en este campo es muy til por ejemplo: "Tenga Usted Felices Pascuas y Prspero Ao Nuevo" para el rol de diciembre o alguna noticia que quiera dar a cada empleado para que le aparezca al final de su recibo y escojo pantalla-impresora.

2.3. IMPRESION DE PLANILLAS DEL IESS

Pongo el ao y el mes aparece en la pantalla los rubros los mismos que son de la siguiente manera: Dado que el sistema no tiene como fijo un rubro para que sea el aporte del empleado debe indicarle al sistema cual son los rubros con los cuales aporta el empleado en este caso puedo separar con la coma y digito enter me aparece una opcin donde me indica que est resumiendo. Luego proceso y puedo escoger a pantalla o impresora, en la pantalla aparece la planilla lista el sistema soporta las planillas que el IESS nos entrega en formato grande no soporta otro tipo de planilla.

Tambin permite el rol de pagos generar el formato a diskette en medios magnticos con los que trabaja el IESS, emita el reporte a pantalla y al final conteste las preguntas para el diskette nserte el mismo y listo.

2.4. ROL CONDENSADO

Antes de emitirlo me saca una planilla en la cual tenemos una primera lnea donde debemos ingresar los rubros que quiero reportar para el rol condensado.

El rol condensado se lo define de la siguiente manera: Pongo los rubros de ingresos uno a continuacin de otro separados con la

coma por ejemplo; 01,01,03,04, luego pongo (ei) cuando halla terminado todos los rubros de ingreso.

EI = significa sumatoria de ingresos

Luego pongo una coma y digto todos los cdigos de los rubros de egreso, luego pongo una coma y pongo ee:

ee = significa la sumatoria de egresos

Luego pongo una coma, pongo et:

et = significa sumatoria total

Es decir, ingresos, egresos, luego ao y mes de la nmina, departamento o puedo presionar enter; puedo poner que me saque de un solo departamente o de todos los departamentos y puedo sacar a 80 columnas mencionamos al digitar en el campo de columnas 1 me sale para papel de 80 columnas si pongo 2 para papel de 132 columnas; luego tenemos que introducir la informacin del rubro de horas extras esto para que el sistema pueda sacar un aproximado de que cantidad diaria esta ganando por horas extras el empleado ponemos el cdigo del rubro y ejecutamos el reporte.

En este reporte tenemos cdigos, nombres, y encolumnadas toda la informacin incluyendo las sumas de rigor al final me sale el nmero de empleados que estn dentro de la nmina realizada y unos campos para firmas de responsabilidad.

2.5. DISKETTE AL BANCO

El sistema permite enviar diskettes al banco para poder automatizar la asignacin en la cuenta del empleado del sueldo que a persibido ponemos el ao, el mes, el banco en este caso es cdigo que hemos definido en la tabla de bancos y recuerden que en la tabla de empleados nosotros asignamos el cdigo del banco del empleado, luego ponemos 1: Banco de Prestmos; 2: Banco del Pacfico, 3: Filanbanco; 4: Banco Internacional; 5: Banco del Pichincha estos son los cinco bancos que el sistema apoya en cuanto a los formatos luego me dice a que drive vamos a poner el diskette escojo drive A: o drive B: luego me indica que est resumiendo la informacin el proceso terminado y me indica que retire el diskette luego est informacin envio al banco en los diskettes.

2.6. REPORTE AL BANC0

Es la misma informacin pero en papel para que el banco pueda tener un respaldo de lo que estoy enviando. La informacin que me sale es nombre del empleado, apellidos, cuenta y valor a depositar para luego totalizar.

2.7. DECIMO TERCERO, CUARTO, QUINTO SUELDO

Al escoger esto me pregunta si CALCULA o EDITA, utilice edita para cuando tenga el suficiente histrico para poder calcular

estos dcimos es decir, no tenga ms de un ao de datos porque en edita el programa me despliega y pueda ingresar manualmente para poder imprimir la informacin; en calcula ya teniendo todos los datos todo el histrico me aparece un recuadro en el cual me indica TITULO, es el ttulo que voy a poner al reporte por ejemplo pago del dcimo tercero, pago del dcimo cuarto, pago del dcimo quinto, etc,.luego de llenado el ttulo pongo el valor a repartir por ejemplo en el dcimo quinto dgamos son S/ 50.000,00 en cambio en el dcimo cuarto este valor no hace falta porque el programa busca en el histrico los valores que ha recibido, los valores que hemos provisionado para este rubro para despus pagarlo entonces escribimos el rubro, el cdigo del rubro, luego el calculo desde-hasta es el perodo en el cual se va a calcular el rubro; doble lnea si o no ,es decir, si en el reporte se va a imprimir a lnea seguida o a lnea saltada esto me sirve cuando necesito que en el reporte en papel que sale el empleado me firme para que no quede muy juntas firmas no tiene ms funcionalidad que esa. Luego dice cuenta del empleado si o no es decir si en el reporte se imprime la cuenta del empleado en una columna luego tenemos dcimo tercero, dcimo cuarto, dcimo quinto si pongo 3, 4 y 5 respectivamente luego pongo los rubros separados con la coma; en el campo donde me indica rubros separe con comas puedo poner varios rubros de los cuales efectivamente vamos a obtener el resultado final esto en caso del dcimo tercero tengamos que poner mas de un rubro como resultado para nuestro reporte inmediatamente me aparece una tabla con el cdigo del empleado, nombres, apellidos, valor, otros, nmero de cuenta, y campo que se denomina HT fecha ingreso, fecha egreso, cargo entonces corrigo cualquier tipo de error o circunstancia que exista.

Ahora todos los campos son explicables, el campo que no es explicable es el campo OTROS se lo utiliza como una opcin para poder hacer una suma entre valor y otros cuando se edita esto y no se calcula al momento de salir con ESC (escape) de est tabla me pregunta suma los valores de otros a columna valor si o no; contesto de acuerdo a lo que necesito luego elijo pantalla o impresora y tengo el reporte en la pantalla o en la impresora. Estos reportes se hayan de acuerdo al formato que permite presentar el pago de este tipo de reportes de dcimos luego con la tecla ESC (escape) si saque a pantalla o por impresora luego de que se imprime me dice disco al banco o resumen al banco, es decir, si saque el dcimo tercero tambin lo puedo enviar un diskette al banco o el resumen impreso al banco o las dos cosas lo mismo el dcimo cuarto y el dcimo quinto; luego generado esto saco ESC (escape) y termino est opcin.

2.8. REPORTE DE HISTORICO

En el reporte de histrico tenemos un cuadro donde nos pide la siguiente informacin: fechas, desde las cuales intento sacar este reporte pongo fecha inicial, fecha final, empleados desde-hasta, cdigo inicial cdigo final de los empleados que quiero emitir este reporte de histrico. Tambin me puede ayudar la tecla F4 para bajar el cdigo del empleado de la tabla, observe como debajo del empleado luego de escogitado el cdigo se pone el nombre y tambin estos campos son validados, es decir, puedo sacar tanto de un empleado como de diez empleados pero siempre y cuando esten consecutivos en cdigos, luego dice rubros separes con comas para lo cual hay que poner la R que significa rubros y el cdigo del rubro, los rubros a los cuales quiero sacar el reporte por ejemplo: R01, R02 saco de dos rubros voy a sacar el reporte inmediatamente me valida y me da de acuerdo al nmero de rubros en este caso 2 me da fecha de inicio y fecha final de cada uno de los rubros para esto vale indicar algo debemos ser muy cuidadosos cuando ponemos la fecha de ingreso al rol de pagos porque esa es la fecha en la cual se me va a grabar los datos y en este reporte especficamente en el reporte del histrico va ha ser verdadero o falso que se ingrese dentro del rango que estamos solicitando de informacin si es que me pide para en este caso los rubros puedo desglosar fechas distintas para cada uno luego indica que ponga un ttulo del reporte dice solo empleado activo si o no, es decir, saca solamente de los activos o de todos este reporte resulta ser bastante rpido porque hace bsquedas de tipo indexado entonces tengo los siguientes campos de informacin en el reporte nombres, apellidos, cdula, fecha de ingreso, fecha de salida, el rubro que he escogido, total por empleado y todo totalizado por columnas y filas.

2.9. REPORTE DE UTILIDADES

Para lo cual me pide una pantalla en la que indique ao de las utilidades, si es a doble espacio, si es solo los activos y obviamente el sistema me saca la informacin en una tabla de cdigos de empleados, nombres, apellidos, cargos, sexo, das trabajados, valor 10%, cargas familiares 5%, total 15%, est

Tabla de utilidades es manual y solamente el campo que me da la informacin total 15% el que me va a sumar; me pide reporte al Ministerio, reporte para el banco y diskette al banco, es decir puedo sacar tres reportes al Ministerio, al banco tanto en carta como en diskette.

3. MANTENIMIENTO.

Tenemos sacar respaldos de datos para lo cual tenemos tomar en cuenta varias cuestiones:

3.1. SACAR RESPALDOS DE DATOS

Para sacar los respaldos dependemos del utilitario externo PKZIP.EXE que debe ser de una versin mayor o igual a la 2.0, luego dependemos de la cantidad de memoria que tengamos libre se recomienda al menos unos 570 kilobytes de memoria estndar libre si cumplimos con esto podemos obtener en el diskette los respaldos que necesitamos.

3.2. MANEJO DE USUARIOS

Esta opcin permite:

Ingresar

Editar

Borrar

Visualizar usuarios del sistema adems de

reindexar las bases de datos (solo de usuarios).

Un usuario tiene un nivel que es 1= Acceso preferencial a ciertos reportes (Como en ventas que obtiene mayor informacin) y 2 o mas que es cualquier usuario.

El sistema permite por esta opcin al ingresar o editar un usuario presentar todos los menus del mismo y con la barra espaciadora doy o quito acceso a cada submen, cabe sealar que para acceder por ejemplo a Reorganizar archivos primero debe darse acceso a Mantenimiento,etc.

Para ingresar un usuario pngale la clave de 6 caracteres alfanumricos, nombre y nivel, el sistema por lo general tiene con un usuario de nivel 1 llamado WILSON que puede posteriormente y cuando se domine la opcin de usuarios borrarse y asignar correctamente a cualquier usuario. CONSEJO: Luego de cualquier operacin de manejo de usuarios digite al opcin 5 que es reindex para que se aligere la bases de datos de usuario.

3.3. AUDITORIA INFORMATICA.

Aqu sacamos los reportes de todos los accesos que han tenido los usuarios entre fechas.

3.4. GENERADOR DE REPORTES.

El generador de reportes del sistema que permite reportar, crear, cambiar, borrar, ejecutar o duplicar algn reporte que necesite que puede ser de una tabla relacionada con varias esa es el campo de accin de este generador de reportes.

Esta es una facilidad del sistema, creada de acuerdo al diseador del mismo (en este caso Wilson Gamboa A), en modo alguno pretende rivalizar con generadores de reportes del mercado que son obviamente superiores y con mas funciones, simplemente permite generar reportes sencillos que nos salven de situaciones comunes donde un listado puede hacer la diferencia.

Para llegar a operar este generador debe de estar enterado de los campos y esto se consigue con una experiencia de al menos 6 meses en el sistema y un conocimiento cabal de bases de datos, debemos entender que este sistema ha sido escrito para una sla empresa por lo que no se dispone de documentacin a ms de este manual que es un manual de usuario, si se tuviera proyecciones de vender al menos unas 100 copias del sistema se habra considerado crear una documentacin Tcnica mayor.

La estructura es similar a la de formatos de documentos (vase formatos de documentos) , es decir cabecera, lneas y pi de reporte:

El generador de reportes permite:

- Tomar una o mas bases de datos y generar un reporte, que se lo puede ordenar como querramos, para generar esto se debe tener conocimientos slidos de bases de datos

- Se puede filtrar la informacin (solamente del maestro)

- Podemos totalizar las columnas que querramos (siempre y cuando sean nmeros)

Para lo cual tenemos un men con las siguientes posibilidades:

Ingresar

Editar

Borrar

Ejecutar el reporte

Duplicar

Ingresar (Crear) un reporte:

Cada reporte que generamos debe tener un nombre identificativo, este nombre, lo ponemos y no se imprimirn en ninguna parte del reporte final

tenemos una pantalla como la siguiente:

Nombre : INVENTARIOS AL 11/03/98

Titulo1 : 'INVENTARIOS AL 11/03/98'

Titulo2 : ' '

Proceso : S

Pant/Im : P

Bases : SALDOSDI;PRODUCTO

relacio : SALDOSDI >COD_PROD=PRODUCTO

Head : 'BD CODIGO...... DESCRIPCION................... SALDO'

Campos :SALDOSDI >NUM_BOD;' ';SALDOSDI >COD_PROD;' ';PRODUCTO->DESCRIP; ' '; TRANSFORM(SALDOSDI->STOCKFIN,'99999999')

Subtot : 7

Filtro : SALDOSDI >CANTIDAD<>0.AND.DTOC(SALDOSDI >FECHA)==('11/03/98')

Orden : SALDOSDI->NUM_BOD+SALDOSDI->CODGRUP+SALDOSDI->COD_PROD; PRODUCTO->CODPROD

Maestro : SALDOSDI

Margen : 5

PctSubto : '99999999'

Pie 1 :

Pie 2 :

Pie 3 :

Pie 4 :

Nombre =Representa un nombre, que va a identificar el reporte

Título 1 = Representa el primer título

Título 2 = Representa el segundo título que aparecerá en la parte superior del reporte, aquí podemos poner cualquier función o mensaje siempre yu cuando regresen cadenas de texto, también se suele poner caracteres de impresora véase ( COMANDOS DE IMPRESORA)

Proceso = Sí o Nó es para poner número de pagina y fecha y hora del reporte

Panta/Im = Pantalla o impresora ,este cmapo ya no es necesario, se lo mantiene por compatibilidad con versiones anteriores ya que el sistema pregunta en el momento de ejecutar el reporte si va a enviar a la pantalla o a la impresora.

Bases = En este campo ponemos las bases de datos que van a intervenir en el reporte, se separa punto y coma los nombres de las bases de datos que se quieren en el reporte, con tecla F2 se baja la base de datos que necesitamos, en primer término debe ir la base de datos principal, Por ejemplo:

SALDOSDI;PRODUCTO

aqu se pide realizar el reporte con las bases de datos de SALDOSDI y PRODUCTO

Relacio : Son las relaciones entre las bases de datos por ejemplo: SALDOSDI->COD_PROD=PRODUCTO, es decir aqu estamos indicando que el campo cod_prod de SALDOSDI es el mismo de CODPROD en PRODUCTO, en cada relacin solo debe ir el nombre de la base de datos que se relaciona, adems necesariamente a esas bases debemos indexarlas por el campo de relacin.

Head : Es donde debemos poner los nombres de los campos que constituyen el encabezado de cada columna, por ejemplo:

'BD CODIGO...... DESCRIPCION................... SALDO', debe ir entre comillas ya que debe regresar un string o cadena.

Campos: Se ingresa en esta casilla la información de las columnas del reporte, esta información por cada comlumna debe se cualquier campo presente en las bases de datos del reporte, tomando en cuenta las relaciones que definamos, cada columna debe ir separada de la siguiente con un punto y coma, las columnas de espacios de separación también se cuentan como columnas, además de que deben regresar siempre una cadena consulte (Funciones CLIPPER) para ver funciones de conversión, por ejemplo:

SALDOSDI >NUM_BOD;' ';SALDOSDI >COD_PROD;' ';PRODUCTO->DESCRIP; ' '; TRANSFORM(SALDOSDI->STOCKFIN,'99999999')

Note que son expresiones de tipo caracter y adems que la columna de StockFin es la nmero 7

Subtot : Een subtotal podemos anotar los números de columnas que se subtotalizarán, separados con comas por ejemplo: 7

Es decir la columna 7 ser en este caso SALDOSDI->STOCKFIN, tomar en cuenta que las columnas de subtotales deben ser campos que en su interpretacin nativa sean nmeros.

Filtro : Expresiones de filtrado sólo se admite una y además debe ser correspondiente a campos solamente de la base de datos principal o maestro, por ejemplo:

SALDOSDI >CANTIDAD<>0.AND.DTOC(SALDOSDI >FECHA)==('11/03/98')

En este caso se pide reportar los registro cuyo campo cantidad no sea cero y el campo fecha sea igual a 11 de Marzo de 1998, note que la funcin DTOC() cambia de fecha a caracter por lo tanto la fecha que se digita en la expresin est como caracter, una expresin equivalente sera:

SALDOSDI >CANTIDAD!=0.AND.SALDOSDI >FECHA==CTOD('11/03/98')

aqu en cambio tenemos que la fecha que digitamos la hacemos de caracter a fecha.

Orden : expresiones de ordenamiento separadas con ; deben estar en el mismo orden de colocación del campo bases, es indispensable ordenar una base de datos que se halle relacionada.

SALDOSDI->NUM_BOD+SALDOSDI->CODGRUP+SALDOSDI->COD_PROD; PRODUCTO->CODPROD

En este caso la primera base ordenada es la principal, SALDOSDI, y se la ordena por bodega+grupo y cdigo.

La segunda base ordenada es la base de datos PRODUCTO, por el cmapo CODPROD , en este caso cada vez que el puntero de archivo de SALDOSDI, se mueva al siguiente registro, har una bsqueda en PRODUCTO, del campo SALDOSDI->COD_PROD, usando el ndice que hemos definido para PRODUCTO.

Maestro : Ees el archivo que rige el reporte, sirve para mostrar de donde se toma la estructura general del reporte, es este caso de ejemplo sería el archivo de SALDOSDI

Margen : Es el margen izquierdo al reporte, por ejemplo un valor de 5 significan 5 espacios a la izquierda.

PctSubto: Es la salida de los subtotales, en este caso sería '99999999' para que coincida con TRANSFORM(SALDOSDI->TSTOCKFIN,'99999999'), en caso ecistan mas de un total, las salidas deben ir separadas por ;

Pie 1: Permite poner una expresión para que aparezca en el final del reporte, identico para Pie2, Pie3, Pie4

Editar (Cambiar) Un reporte:

Esta opcin me permite cambiar un reporte, por lo general luego de creado un reporte se necesita cambiar frecuentemente la expresin de filtro.

Al escoger esta copcin, aparece una ventana con los reportes en orden alfabtico, escojo el que necesito y estoy en la pantalla de edicin del reporte, cambio cualquier opcin y salgo grabando al terminar la pantalla con ENTER.

Borrar (Eliminar) un reporte:

Podemos borrar un reporte, escogemos el reporte y digitamos ENTER, el mismo ser eliminado del sistema.

Ejecutar un reporte:

Al escoger esta opcin me pregunta si totalizo registro, si contesto afirmativamente al final del reporte tendr la cantidad de registros que se tuvo en el mismo, luego escogemos el reporte a ejecutar, digitamos enter, me pregunta si es a pantalla o a Impresora, y luego se presenta el reporte sea en la pantalla o en la Impresora

Duplicar un reporte:

Podemos duplicar un reporte, escogemos uno y digitamos ENTER

NOTA : para generar estos reportes se necesita un cierto conocimiento del lenguaje, pero constituye una herramienta interesante.

3.5. BORRADO DE UN PERIODO.

El borrado de un perodo me permite borrar todo el rol de un perodo por lo general se lo realiza para recalcular, este borrado no ser permitido cuando nosotros hayamos cerrado el rol.

De est manera es como se debe trabajar con el sistema de rol de pagos debemos recordar algunas cuestiones adicionales:

COMO RESOLVER PROBLEMAS

Este sistema trabajar siempre y cuando la informacin se la ingrese de una manera correcta los problemas que pueda surgir debern ser investigados en este manual antes de realizar una llamada a SOFTWARE WRITER. Los problemas a los cuales usted se puede enfrentar son:

- Que no haya definido como activo a un empleado y ese empleado no sale en el Rol, para solucionar eso debemos:

-Cambiarle el status al empleado borrar el rol la opcin 3,6.

- Luego cargar rubros manuales al rol que es la opcin 1,A todas las tablillas que necesite cargar

- Corro la opcin 1,9 que es procesar el pre-rol y puede imprimir los recibos, cierre de un perodo de un pre-rol para que salga las horas extras (en el recibo).

- Otro problema que puede tener es que en la tabla de departamentos el campo calcula est como falso en tal caso de todo ese departamento no ser calculado el rol, tambin puede revisar esta cuestin cambiar esto borrar el rol y proceder como se ha indicado.

- Puede surgir otro problema es en el empleado que no este asignado por ejemplo: que no este registrado el campo departamento en el empleado, que no este banco en el empleado, que no este puesto tabla del IESS del empleado, a qu tipo de tabla trabaja, en todos estos casos corrija el error borre el rol de pagos y vuelve a generarlo y si sigue estas pequeas indicaciones siempre tendr xito en el rol de pagos.

- Los pasos para realizar mensualmente el Rol son:

- Con opcin 1, 1 Ingrese las horas extras, los dias trabajados (recuerde que el sistema utiliza para todos los meses 30 das de trabajo), fechas de entrada salida (en casode necesitar ingresar esa informacin), desactivar un empleado, etc

- En opcin 1,A ingrese todas las tablillas que haya llenado con rubros manuales al Rol

- En opcin 1,9 genere el Pre Rol, luego si trabaja con horas extras cierre el Perodo opcin 1,C

- Finalmente imprima los recibos y reportes que necesite

DECIMO TERCERO, CUARTO, QUINTO SUELDO 14

MANTENIMIENTO 15

Abrir perodo de pre-rol ya cerrado 11

ARCHIVO DE EMPLEADOS 3, 12

ARCHIVO DE RUBROS 6

ARCHIVO DE TABLAS DEL IESS 8

AUDITORIA INFORMATICA 16

BORRADO DE UN PERIODO 20

Borrado del rubro del pre-rol 10

Cierre de perodo en rol definitivo 11

Cierre de un perodo en pre-rol 11

COMO RESOLVER PROBLEMAS 21

Contabilizacin de un perodo de rol 11

DISKETTE AL BANCO 13

GENERADOR DE REPORTES 16

Bases 18

Borrar (Eliminar) un reporte 20

Campos 18

Duplicar un reporte 20

Editar (Cambiar) Un reporte 20

Ejecutar un reporte: 20

Filtro 19

Head 18

Ingresar (Crear) un reporte 17

Maestro 19

Margen 19

Nombre 18

Orden 19

Panta/Im 18

PctSubto 19

Pie 1 20

Proceso 18

Relacio 18

Subtot 19

Ttulo 1 18

Ttulo 2 18

IMPRESION DE PLANILLAS DEL IESS 12

IMPRIMIR RECIBOS DE ROLES 12

INFORMACION DEL PROYECTO 9

INGRESO A TABLAS 2

Ingreso de Movimientos Manuales al Rol 10

LISTADOS Y REPORTES 2

MANEJO DE USUARIOS 16

MANTENIMIENTO 2

pasos para realizar mensualmente el Rol 21

Reliquidar un rubro de roles cerrados 12

REPORTE AL BANC0 14

REPORTE DE HISTORICO 15

REPORTE DE UTILIDADES 15

ROL CONDENSADO 13

SACAR RESPALDOS DE DATOS 15

TABLA DE BANCOS 9

TABLA DE DEPARTAMENTOS 9

TABLA DE HORAS EXTRAS 10

TABLAS DEL IMPUESTO A LA RENTA 8

SOFTWARE WRITER, LE AGRADECE POR UTILIZAR EL SOFTWARE QUE NOSOTROS DESARROLLAMOS PARA SU BENEFICIO

NOTAS FINALES:

No olvide mencionar su nmero de serie para recibir atencin tcnica, la misma que se dar bajo las condiciones del respectivo contrato, o factura